POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

• Legislación Aplicable
• Ámbito De Aplicación
• Objeto
• Vigencia de la Base de Datos
• Principios para el Tratamiento de Datos Personales

• Derechos de los Titulares de la Información
• Deberes del Responsable de la Información

• Autorización
• Forma y Mecanismos para Otorgar la Autorización
• Aviso de Privacidad

• Procedimiento para Garantizar el Derecho a Presentar Reclamos y Ejercicio de sus Derechos

• Autorizaciones de la Política de Tratamiento
• Responsable
• Vigencia
• Mecanismos Alternos

El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la cual tiene por objetivo, regular los deberes que asisten a los administradores del Tratamiento de Datos Personales, por lo que la ley le impone a todas las entidades públicas o privadas que tenga el manejo de datos personales, la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, asimismo, el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de implementar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los encargados del Tratamiento, den total cumplimiento a las mismas.

Toda la información recolectada por DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES S.A.S., a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales, magnéticos o impresos y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

Es así que si usted se encuentra vinculado en alguna de nuestras bases de datos es porque estuvo o mantiene una relación comercial o laboral con DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES S.A.S., o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES S.A.S., o directamente en nuestras oficinas o medios electrónicos.

DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA (S.A.S.), NIT 900331740-7, se hace responsable del tratamiento de los datos personales, obtenidos de alguna de las formas anteriormente descritas.

LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue diseñado teniendo en consideración las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y en las demás normas que los modifiquen, aclaren, complementen o sustituyan.

ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de la información de los datos de carácter personal que recaude y manipule de manera permanente u ocasional, DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S)

OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal, asimismo, establecer los criterios sobre el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales obtenidos por DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES Sociedad Por Acciones Simplificada (SAS).

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Aplicaremos las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos obtenidas por nuestros distintos medios y canales, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la Sociedad Por Acciones Simplificada DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES (SAS)

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de este manual en concordancia con las normas legales vigentes, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales reunidos por DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES será informado y autorizado por el titular, por cualquier medio en que sea posible obtener su autorización.
2. b) Principio de libertad: DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, dará el tratamiento a los datos personales de acuerdo a la manifestación voluntaria y con el consentimiento, previo y expreso del titular.
3. c) Principio de veracidad o calidad: La información suministrada y que estará sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
4. d) Principio de transparencia: Se le garantizara el derecho al titular de acceso y conocimiento por parte del responsable en cualquier momento y sin restricciones de la información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. e) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales exclusivamente podrá hacerse por el titular, personas autorizadas por el titular y/o personas previstas por la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

1. f) Principio de seguridad: La información obtenida para el tratamiento por parte de DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, corregir y ratificar, frente a los responsables del tratamiento de los datos personales. Con la autoridad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, como responsable del tratamiento, del uso que se le han dado a sus Datos Personales.
4. Presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar o solicitar la eliminación de las bases de sus datos personales, siempre y cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales.
6. Tener acceso a los datos personales que DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS hayan recolectado y tratado.

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, referente al tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Conservar copia de la autorización otorgada por el titular, de acuerdo a las condiciones previstas por la ley.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados de la ley 1581 de 2012 y todas aquellas normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.
7. Poner en conocimiento del delegado para el tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.
8. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
13. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

AUTORIZACIÓN. DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, actuando en condición de responsable de la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales de los clientes, aliados, socios, puntos de venta, proveedores, empleados, aprendices, practicantes, aspirantes a cargos, contratistas, asistentes a eventos, capacitaciones, a dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener dicha autorización.

Asimismo, se advierte que DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS requiere del consentimiento previo, libre, expreso e informado de cada uno de los titulares.

Toda autorización debe contener la información que será recolectada sobre el titular, así como todas las finalidades del tratamiento para las cuales se obtiene.

La autorización será originada, creada y reproducida por DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, además estará a disposición del titular con anterioridad al tratamiento de sus datos personales y puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

• Cotizaciones
• Facturas de venta
• Actividades de mercadeo
• Eventos
• Registro de propietarios
• Órdenes de servicio
• Medios digitales.
• Acta de entrega de vehículo
• Sucripciones
• Por medio de la aceptación de los Términos y Condiciones establecidos
• Por escrito, incluyendo cláusulas de autorización en los contratos que se suscriban, o diligenciando un formato de autorización dispuesto para el tratamiento de datos personales.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia;
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a Términos y Condiciones de uno o todos los servicios prestados por la empresa, dentro de los cuales se requiera la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.

En ningún caso D&D SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS asimilará el silencio del Titular como conducta inequívoca para suponer la autorización del Tratamiento de Datos Personales. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la empresa, es necesario que prueba de la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley 1581 del 2012, se consideran como Datos de naturaleza Sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos; estados de salud, vida sexual, Datos biométricos como la huella dactilar, la firma o la foto. El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza Sensible está prohibido por la Ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En caso que D&D SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS llegaré a solicitar información sensible, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la empresa deberá:

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, D&D SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, D&D SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Todas aquellas personas que se encuentren registrada en nuestras bases de datos, es decir, aquellos que registren como titular de la información de sus datos personales, deberán acreditar su identificación y de manera gratuita podrán ejercer sus derechos de manera en cualquier momento.

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

AUTORIZACIONES DE LA POLITICA DE TRAMIENTO. DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, podrá modificar, reformar o adicionar, los términos y condiciones del presente manual como compromiso para cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido.

MECANISMOS ALTERNOS. En aras de dar alcance a lo reglado por el artículo 2.2.2.25.2.7 del decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, en lo pertinente a todas aquellas personas que no han suscrito ningún tipo de autorización para el manejo y tratamiento de sus datos personales por parte de DYD SOLUCIONES EMPRESARIALES SAS, adoptamos como medida la publicación de un edicto emplazatorio en los diarios El Meridiano de Córdoba, El Meridiano de Sucre y El Colombiano.